Wij zijn Parfumify, een in Nederland geregistreerd bedrijf met KvK-nummer: 74802925 en gevestigd aan de Parkietstraat 21, 7071 JD, Ulft. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Of je nu onze website of de Parfumify Shop bezoekt, een abonnement afsluit op onze website, een bestelling plaatst in de Parfumify Shop, je aanmeldt voor onze nieuwsbrief of solliciteert, wij verwerken jouw persoonsgegevens.

Wij nemen jouw privacy serieus en zorgen ervoor dat jouw persoonsgegevens goed beschermd worden. Daarom willen we je duidelijk informeren over hoe wij jouw gegevens verwerken, met welk doel wij dit doen, hoe lang wij jouw gegevens bewaren en hoe we jouw persoonsgegevens beschermen.

Wij raden je aan om ons privacybeleid en onze algemene voorwaarden zorgvuldig door te nemen voordat je persoonsgegevens met ons deelt of een overeenkomst met ons aangaat. Als je na het lezen van dit privacybeleid of onze algemene voorwaarden vragen hebt, neem dan gerust contact met ons op via [email protected].

In dit privacybeleid wordt gesproken over de verwerking van persoonsgegevens. Hiermee bedoelen we:
Persoonsgegevens: Alle informatie over identificeerbare natuurlijke personen, zoals naam, geslacht, leeftijd, e-mailadres, geboortedatum en transactiegegevens.
Verwerking van persoonsgegevens: Alle handelingen die wij kunnen verrichten met jouw persoonsgegevens, zoals verzamelen, gebruiken, opslaan, aanpassen, doorsturen en (deels) verwijderen.

Wij verzamelen in principe geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens met betrekking tot ras, etnische afkomst, politieke voorkeuren en genetische gegevens. Deze gegevens zijn extra gevoelig van aard en zijn niet nodig voor de verwerking van onze diensten. Als je toch dergelijke gegevens deelt, is dat jouw keuze.

Wij streven ernaar geen persoonsgegevens van personen jonger dan zestien (16) jaar te verzamelen, tenzij zij toestemming hebben van hun ouder(s) of voogden om onze website of de Parfumify Shop te bezoeken of een overeenkomst met ons aan te gaan. We doen ons best om te verifiëren of iemand ouder is dan zestien (16) jaar of dat ouder(s) of voogden daadwerkelijk toestemming hebben gegeven, maar omdat we dit niet altijd kunnen controleren, raden we aan dat ouder(s) of voogden betrokken zijn bij de online activiteiten van hun kinderen.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Parfumify, waarbij Parfumify verwerkingsverantwoordelijke is in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG).

1. Welke personen
Bij Parfumify verwerken wij persoonsgegevens van alle personen met wie wij een directe of indirecte relatie hebben. Dit omvat onder andere de volgende categorieën:
Personen met een Parfumify parfum abonnement;
Personen die een bestelling hebben geplaatst in de Parfumify Shop;
Geïnteresseerden;
Personen die hebben deelgenomen aan een survey;
Personen die interesse hebben getoond in onze producten en abonnementen via social media of op andere wijze;
Personen die bij ons solliciteren; en
Zakenrelaties.

2. Bron van verkrijging
Bij Parfumify verwerken wij alleen persoonsgegevens die jij zelf aan ons hebt verstrekt. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer je een account aanmaakt, een parfum- of een abonnement afsluit, een bestelling plaatst in de Parfumify Shop, en / of een survey invult. Als je contact met ons opneemt via telefoon, website of e-mail, kunnen wij ook bepaalde persoonsgegevens verwerken. Bovendien kunnen wij persoonsgegevens verkrijgen wanneer je onze website en de Parfumify Shop bezoekt.
Hoewel je niet verplicht bent om persoonsgegevens aan ons te verstrekken, kunnen wij bepaalde diensten en producten niet aanbieden als je specifieke persoonsgegevens niet verstrekt. Wij geven bij het invoeren van persoonsgegevens aan welke gegevens noodzakelijk zijn en welke gegevens optioneel kunnen worden verstrekt.

Sommige persoonsgegevens verkrijgen wij ook via cookies en andere technieken. Wij kunnen bijvoorbeeld informatie ontvangen over je geschatte locatie van derden, zoals Google. Wij gebruiken deze informatie alleen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.

Als wij samenwerken met een derde onderneming of andere bedrijfsactiviteit, kunnen wij ook persoonsgegevens verwerken. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor marketingdoeleinden, zoals het aanvullen van algemene profielgegevens van derde partijen, zodat wij jou gerichte content of aanbiedingen kunnen tonen.

3. Doeleinden
Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Hieronder vind je de belangrijkste doeleinden waarvoor wij jouw gegevens verwerken. Andere doeleinden die wij nastreven staan in nauw verband met de hieronder genoemde doeleinden. Als wij jouw gegevens gaan verwerken voor een doel dat niet in verband staat met de onderstaande doeleinden, zullen wij jou hier tijdig over informeren.
3.1. Klantrelatie en klantadministratie
Om contact met jou te kunnen onderhouden is het voor ons noodzakelijk om jouw gegevens te verwerken. Om dit contact te optimaliseren, analyseren wij het klantcontact. Ook verwerken wij eventuele klachten op naam om deze op te kunnen lossen.

Om onze relatie met jou te kunnen monitoren is het voor ons belangrijk om vast te stellen hoe deze tot stand is gekomen. Wij verwerken hiervoor jouw naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, betalingsstatus, betaalgeschiedenis, huidige bestelling, bestelgeschiedenis, abonnement status en de duur van jouw lidmaatschap.

Voor onze zakenrelaties is het ook van belang om contact en relaties te kunnen onderhouden. Wij verwerken hiervoor naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, betalingsstatus, betaalgeschiedenis en huidige bestellingen en bestelgeschiedenis.

3.2. Verbetering van onze dienstverlening en bedrijfsvoering
Wij willen graag onze producten en diensten aan jou aanbieden en jou informeren over Parfumify nieuws, aanbiedingen en acties. Hiervoor maken wij gebruik van diverse kanalen zoals e-mail, post en social media. Wij willen jouw voorkeuren graag kennen zodat wij gerichter kunnen communiceren met jou. Wij verwerken hiervoor jouw naam, adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, leeftijdsgroep, betaalgeschiedenis, betalingsstatus, bestelgeschiedenis, huidige bestelling, toekomstige bestellingen, abonnement status en eventuele klachten (op naam).

Om onze dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren, analyseren wij gegevens zoals klantgedrag en trends. Op basis hiervan kunnen wij onze diensten en producten optimaliseren. Wij verwerken hiervoor jouw naam, adresgegevens, e-mailadres, geslacht, leeftijdsgroep, betalingsstatus, betaalgeschiedenis, huidige bestelling, bestelgeschiedenis, toekomstige bestellingen, abonnement status en feedback die jij ons geeft in onze klanttevredenheidsonderzoeken.

Bij Parfumify hechten we veel waarde aan het traceren en oplossen van eventuele tekortkomingen en problemen met betrekking tot jouw bestellingen. Om deze reden registreren we eventuele tekortkomingen in jouw bestelling, zodat we deze kunnen analyseren en ervoor kunnen zorgen dat deze problemen zich in de toekomst niet meer voordoen. Om deze registratie uit te voeren, verwerken we bepaalde persoonlijke gegevens, waaronder jouw naam, adresgegevens, e-mailadres (in het geval van verzending met track & trace code) en eventuele klachten (op naam).

Daarnaast geldt hetzelfde als er sprake is van eventuele geschillen. Als er technische problemen optreden, verzamelen we de benodigde informatie om het probleem te identificeren en op te lossen, zoals naam, adresgegevens, e-mailadres, bankgegevens, betaalstatus, betalingsgeschiedenis, bestelgeschiedenis, duur van het membership, abonnementsstatus en IP-adressen.

Bij Parfumify stellen we alles in het werk om ervoor te zorgen dat de privacy van onze klanten en zakenrelaties te allen tijde wordt gerespecteerd en dat hun persoonlijke gegevens veilig worden bewaard.

Bij Parfumify vinden we de tevredenheid van onze klanten van groot belang. Onze service omvat onder andere het adviseren over parfum en het delen van inspiratie om jou te helpen bij het vinden van de perfecte geur. Als je vragen hebt over parfum, staan we altijd voor je klaar om je te helpen. We doen een voorselectie en adviseren je over welke geuren bij jou zouden kunnen passen en waarvan we denken dat je ze lekker zult vinden.

Ook voor dit service verwerken wij bepaalde persoonlijke gegevens, waaronder jouw naam, geslacht, leeftijdsgroep, huidige bestelling, bestelgeschiedenis en toekomstige bestellingen. Deze informatie wordt ook gebruikt voor het adviseren, voorselecteren en delen van inspiratie.

Naast onze service om je te helpen bij het vinden van de perfecte geur, nodigen we je ook uit om een review te schrijven voor producten die je hebt gekocht in de Parfumify Shop en op onze website. We verzamelen je e-mailadres en IP-adres wanneer je een review indient, zodat we samen met derde partijen de authenticiteit van de review kunnen verifiëren en beschermen tegen valse beoordelingen.

4. Verzending van Parfums en bestellingen
Wanneer je bij ons een parfumabonnement afsluit of iets bestelt in onze Parfumify Shop, moeten we het parfum of de bestelling naar jou verzenden. Om dit te kunnen doen, hebben we jouw adresgegevens nodig. We verwerken hiervoor jouw naam, adresgegevens, huidige bestelling en in het geval van een pakket met track & trace code ook je e-mailadres.

5. Financiële administratie en boekhoudplicht
Voor het administreren en controleren van betalingen, machtigingen en storneringen moeten we persoonsgegevens verwerken. Bepaalde financiële persoonsgegevens moeten we voor langere tijd bewaren om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Om de betaling te kunnen uitvoeren, is het nodig om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. We verwerken hiervoor jouw naam, contactgegevens, bankgegevens, betalingsstatus, ordergeschiedenis en betaalgeschiedenis.

6. Werving en selectie
Wanneer je bij ons solliciteert, moeten we ook persoonsgegevens verwerken, zoals jouw naam, geslacht, adresgegevens, e-mailadres, cv en motivatiebrief. Als je bij ons in dienst treedt, bewaren we de gegevens die we wettelijk verplicht zijn te verwerken, zoals jouw naam, adres, leeftijd en bankgegevens, maar ook de informatie in jouw personeelsdossier, zoals jouw arbeidsovereenkomst en daarmee samenhangende documenten, evenals documentatie over jouw verlof en functioneren.

7. Cookies
Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw apparaat worden opgeslagen wanneer je onze website bezoekt. Wij en derde partijen gebruiken deze cookies om verschillende redenen, zoals het mogelijk maken van bepaalde functionaliteiten, het analyseren van het gebruik van onze website en het tonen van gepersonaliseerde advertenties. Wij vragen om jouw toestemming voor het gebruik van cookies wanneer je onze website voor het eerst bezoekt en bieden een overzicht van de cookies die wij gebruiken. Het is belangrijk op te merken dat je te allen tijde jouw cookie-instellingen op de pagina van "privacybeleid".

8. Rechtsgrondslagen
Wanneer wij jouw persoonlijke informatie willen verwerken, moeten we volgens de AVG een wettelijke rechtsgrondslag hebben. Er zijn zes verschillende soorten rechtsgrondslagen die door de AVG worden erkend. Wij baseren onze verwerking op vier van deze rechtsgrondslagen, welke hieronder worden beschreven.
Het is ook mogelijk dat wij de verwerking van jouw persoonlijke informatie baseren op twee of meer van deze rechtsgrondslagen.

8.1. Toestemming
Als we jouw persoonlijke informatie verwerken op basis van toestemming, dien je deze uitdrukkelijk en schriftelijk aan ons te geven. Je hebt ook het recht om op elk moment jouw toestemming in te trekken.

We baseren onze verwerkingen voor marketingdoeleinden, zoals de verwerking voor efficiënt adverteren en targeting, op toestemming. Als je onze cookies niet toestaat, kunnen we jouw persoonlijke informatie die nodig is voor efficiënt adverteren en targeting niet verwerken. We zullen ook toestemming vragen voor het benaderen met nieuwsbrieven en acties. Je kunt op elk moment aangeven dat je deze berichten niet meer wilt ontvangen. Elke nieuwsbrief bevat een afmeldlink.

8.2. Noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst
We mogen persoonlijke informatie verwerken als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou. De verwerking moet een natuurlijk gevolg zijn van de overeenkomst. We baseren onder andere de verwerking van onze klantrelatie en klantadministratie, het voorselecteren en adviseren over parfums, het versturen van parfums en bestellingen op deze rechtsgrondslag.

8.3. Noodzakelijk voor een wettelijke verplichting
De verwerking van persoonlijke informatie kan noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Vaak geldt hierbij een termijn voor de minimale duur van het bewaren van persoonlijke informatie. Dit is onder andere het geval bij de verwerking van financiële administratie en boekhoudplicht, in- en verkoopadministratie en de debiteuren- en crediteurenadministratie.

8.4. Noodzakelijk op grond van een gerechtvaardigd belang
De verwerking van persoonlijke informatie is ook toegestaan als dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze belangen. We wegen altijd onze belangen af tegen jouw belangen, rechten en vrijheden voordat we ervoor kiezen om onze verwerking te baseren op een gerechtvaardigd belang. We kijken bijvoorbeeld of we ons doel op een andere manier kunnen bereiken zonder dat we jouw informatie nodig hebben.

We maken gebruik van gerechtvaardigd belang als basis voor de verwerking van onze analyses en prognoses. Voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot klanttevredenheid, maken we gebruik van zowel ons gerechtvaardigd belang als de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst die we met jou hebben gesloten.

Bij het werven van nieuwe medewerkers verwerken wij persoonsgegevens zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, CV en eventuele motivatiebrief. Dit doen wij eveneens op basis van ons gerechtvaardigd belang. Houd er rekening mee dat we bij het verwerken van persoonsgegevens voor recruitment doeleinden ons houden aan de toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming.

9. Parfumify
Binnen Parfumify hebben alleen werknemers toegang tot jouw persoonsgegevens wanneer zij deze gegevens nodig hebben om hun functie uit te oefenen. Alle werknemers zijn gehouden aan een strikte geheimhoudingsplicht. Binnen Parfumify kunnen jouw persoonsgegevens worden gedeeld, uitgewisseld en gecombineerd.

9.1. Derden
Wij delen jouw persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is om de verwerkingsdoelen te behalen.

Als verwerkingsverantwoordelijke maken wij gebruik van verwerkers die persoonsgegevens voor ons verwerken. Wij selecteren deze verwerkers zorgvuldig en zorgen ervoor dat zij gebonden zijn aan alle verplichte afspraken om jouw privacy te waarborgen. Wij bepalen het doel en de middelen van de verwerking en hebben dus de uiteindelijke zeggenschap. De verwerkers hanteren onze instructies en beveiligingsstandaarden voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Persoonsgegevens worden alleen buiten de EU doorgegeven als verwerkers worden ingeschakeld die persoonsgegevens buiten de EU verwerken. Het kan ook voorkomen dat onze verwerkers (sub)verwerkers buiten de EU inschakelen. In dit geval zorgen wij ervoor dat de gegevens op een gelijkwaardige manier worden beschermd als binnen de EU.

10. Bewaren van jouw persoonsgegevens
We bewaren jouw persoonsgegevens gedurende de periode dat we de overeenkomst met jou uitvoeren. Na afloop van deze periode bewaren we jouw gegevens zolang als redelijkerwijs nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verwerkt. Indien mogelijk pseudonimiseren of anonimiseren we de gegevens.

11. Beveiliging van jouw persoonsgegevens
We doen ons uiterste best om jouw persoonsgegevens goed te beveiligen. Dit doen we door middel van het nemen van organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen. Alle persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt worden vertrouwelijk behandeld.

Op deze manier proberen wij te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot jouw persoonsgegevens, deze openbaar kunnen maken, kunnen wijzigen of op andere manieren kunnen aanpassen.

12. Jouw rechten
We hebben het recht om jouw persoonsgegevens te verwerken op basis van de eerder genoemde grondslagen. Echter, jij hebt ook bepaalde rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens, hoewel deze aan bepaalde voorwaarden zijn verbonden.

Als je vragen hebt of een klacht wilt indienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens, kun je contact met ons opnemen via [email protected].

12.1 Recht duidelijke informatie
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dit doen en op welke manier we dit doen. In dit Privacy Statement proberen we jou zo duidelijk en volledig mogelijk te informeren.

12.2 Recht op inzage en rectificatie
Als je geïnteresseerd bent in het inzien van de gegevens die we van jou verwerken, kun je ons verzoeken om inzage in jouw persoonsgegevens. Wij zijn verplicht om aan dit verzoek te voldoen. Als je denkt dat jouw gegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt, kun je ons verzoeken om deze aan te vullen of te wijzigen.

12.3 Recht op het wissen van je gegevens
Als je dat wenst, heb je het recht om ons te verzoeken alle persoonsgegevens die wij van jou hebben verwerkt te verwijderen. Het is echter niet altijd mogelijk om aan dit verzoek te voldoen. Dit komt omdat wij sommige persoonsgegevens wettelijk verplicht zijn te bewaren, zelfs als je ons vraagt deze te verwijderen.

12.4 Recht op beperking
Indien je van mening bent dat de persoonsgegevens die wij van jou verwerken mogelijk onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is, niet langer nodig is of als je bezwaar maakt tegen onze verwerking van jouw persoonsgegevens, dan kun je ons verzoeken de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.

12.5 Recht op dataportabiliteit
Je kunt ons verzoeken om al jouw persoonsgegevens die wij verwerken in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm te verkrijgen of over te dragen aan een andere partij. Dit kan alleen worden gedaan voor zover dit technisch haalbaar is.

12.6 Recht van bezwaar tegen verwerking
Je hebt in bepaalde gevallen het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als het gaat om direct marketing waarvoor je geen toestemming hebt gegeven en die gebaseerd is op een gerechtvaardigd belang.

Indien je persoonlijke omstandigheden dit rechtvaardigen, kun je bezwaar maken tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang. Als er geen dwingende gronden zijn om de verwerking van jouw persoonsgegevens te rechtvaardigen, dienen wij de verwerking van jouw persoonsgegevens te staken.

12.7 Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming
Als betrokkene heb je het recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming die aanzienlijke gevolgen voor jou kan hebben, zoals juridische gevolgen. Dit betekent dat je niet volledig afhankelijk mag zijn van automatische beslissingen zonder enige menselijke tussenkomst. In het geval van het stopzetten van je parfumabonnement vanwege het niet betalen van je maandelijkse bijdrage, wordt dit proces automatisch uitgevoerd volgens de Algemene Voorwaarden. Echter, als je het niet eens bent met deze beslissing, kun je beroep aantekenen door contact met ons op te nemen via [email protected] en een menselijke tussenkomst aan te vragen.

12.8 Klachten en beroepen op rechten
Mocht je ontevreden zijn over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens of als je een van de bovenstaande rechten wilt uitoefenen, dan zullen we ons best doen om het probleem samen met jou op te lossen. Binnen een maand na ontvangst van jouw verzoek zullen we jou laten weten of we aan jouw verzoek kunnen voldoen. Bij ingewikkelde verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd. Houd er rekening mee dat we om jouw identiteit te bevestigen mogelijk om specifieke informatie zullen vragen om fraude en misbruik te voorkomen.

Mocht het niet lukken om samen tot een oplossing te komen, dan heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om dit Privacy Statement op elk moment te wijzigen. Indien de wijzigingen voor jou van wezenlijk belang zijn, zullen wij jou hierover tijdig informeren.

Versie 1.0 / 20-03-2023